Fra tiltak til forbedring eller oppsigelse eller avskjed

Det å være leder er både spennende, krevende, frustrerende, tilfredsstillende, og gir mestringsfølelse når du får det til. Hverdagen består av «ups and downs», og det er hva du må regne med. Du må gi mye av deg selv, skal du lykkes. Du må også porsjonere ut dine krefter og prioritere din tid. Tretti prosent av dine ansatte kan ta opp til sytti prosent av din tid hvis du ikke passer på. De bygger relasjon til deg, de klager, de informerer etc.

Ansattes bakgrunn og fokus

Skal du som leder lykkes må du kjenne dine medarbeidere. Du må bry deg om dem. Gjør du ikke det, så vil du ikke kunne lede dem mot de resultater som dere skal nå sammen.

Når du må ta tak i en situasjon

Hvilke utfordringer står du og dine medarbeidere ovenfor. Her er en liste over mulige utfordringer. Det at ansatte er på jobben og gjør det som kreves er hva du forventer, men det er mange mulige skjær i sjøen.

1 Sykdom

Noen er syke i perioder i året. Andre har syke barn eller barnepasser.
Andre har store problemer med sin helse og det kan komme i ulik alder og du som leder må ta ansvar for tilrettelegging i samarbeide med din medarbeider. Noen ganger må det også fordele arbeidsoppgaver annerledes. Noen ganger er dette ikke mulig, men du må bevise at du har gjort det som er mulig. Du har også andre medarbeidere å ta hensyn til.
Et sykefravær under 5 % er en ting, men når det nærmer seg 40 til 50% er det svært alvorlig for bedriften. Det kan du ikke leve med. Stikkordet her er samarbeid og en god dialog med din medarbeider og NAV. Frustrasjonen er selvfølgelig stor når du stadig må skaffe vikarer og lære disse opp, eller oppgavene må fordeles på de andre medarbeiderne helt eller delvis. Uansett er dette krevende.

2 For sent på jobben

Noen ansatte har en tendens til å komme for sent. Det kan gjelde både å komme på jobben eller gå tidligere fra jobben, eller er sen i mange andre sammenhenger. Du må ta tak. Sett deg ned med den ansatte og finn først ut hvorfor denne kommer for sent. Er det en reell årsak eller er det kun slapphet. Det bestemmer hva dere blir enige om og gjør en avtale – om nødvendig skriftlig. Uansett lag en logg for denne medarbeideren og noter alt fra møtet. Det vil si årsak, tiltak og avtale også mht oppfølging. 

3 Pauser

Noen tillater seg å ta mange flere pauser enn hva bedriften har bestemt. Det være seg røykepauser, mobiltelefonbruk eller mye prat med andre kolleger utover bestemte pauser. Er det laget refgler for hva som er tillatt så sørg for at disse følges gjennom en avtale med den enkelte. Er det ikke noen regler så lag dem i samarbeid med de alle ansatte. Målsetting er at slikt ikke skal gå utover andre og deres kunder

4 Kollegiale utfordringer

Noen behandler sine kolleger dårlig. Det skaper dårlig miljø, eller frustrasjon, og sinne. Dette er alt fra mobbing, språkbruk, eller andre ting som skaper negativ spenning og skaper et dårligere arbeidsmiljø. Dette ødelegger for dere og du må sette foten ned. Dette må du gjøre alt for å stoppe da det vil etterhvert drepe arbeidsmiljøet, engasjementet og trivselen.

5 Gjør ikke jobben eller følger ikke instrukser og ordre

Medarbeidere ansettes med den kompetanse du trenger, men tiden forandre seg og behovene endres. Det innebærer både personlig utvikling og kompetanseutvikling
I tillegg er det de ikke gjør jobben godt nok selv om den ansatte har kompetanse og evner som trengs.
I tillegg har vi disse som ikke vil gjøre visse oppgaver fordi det «passer» dem ikke. De har ofte alt mulig å skylde på.

Ordrenekt er oppsigelsesgrunn. Finn en middelvei som alle kan leve med. Det betyr ikke at du skal gi etter, men balansere slik at du beholder et godt arbeidsmiljø og relasjon, men at dine medarbeidere forstår at dette er alvor og kan ikke fortsette. Gjør avtaler med den det gjelder – skriftlig.

6 Manglende sykemeldinger og egenmeldinger

En sykmelding eller egenmelding skal leveres dagen en er tilbake på jobben. Her slurves det. Skjer ikke dette at du mottar sykemelding eller egenmelding så må du snakke med din medarbeider og sørge for at det skjer. Pass også på at egenmeldingsreglene følges og at du informeres på morgenen når de må være hjemme. Det er et antall egenmeldinger en kan ha pr år både mht egen sykdom og barns sykdom. Sørg for at alle leverer sykemelding og egenmelding og få dem til å forstå at hvis ikke blir det trekk i lønn. 

7 Egne arbeidstidsavtaler

Dine medarbeidere har et privatliv og de har familie som også må ivaretas og her må du følge opp mht hva som kan gjøres av avtaler når du forstår at den ansatte sliter med å få ting til.

Hva må alltid være på plass av planer og mål?

I enhver enhet en det normalt med en eller annen årsplan. Her står deres produksjonsmål, resultatmål, kompetanseutviklingstiltak og mål, og mye annet om hva som skal oppnås i løpet av året for hele enheten. I tillegg er det individuelle planer basert på den årlige medarbeidersamtalen og oppfølging gjennom året. Du må også kjenne dine ansatte i alt som har betydning for jobben. Dette med basis at du vil dem vel og du har et enhetsansvar å ivareta.
Om du arver ansatte eller skaffer nye ansatte etter dine krav så må du være tydelig på hva du forventer. Da må du også fortelle dem hvilke konsekvenser som vil komme, hvis arbeidsavtalen, regler og rutiner og dine egne forventninger ikke etterleves og imøtekommes.
Alle dine erfaringer med dine ansatte må du skrive inn i din egen logg pr ansatt. Dette er underlag du trenger til din årlige medarbeidersamtale, men også når det er behov for en prat.

Hva må/bør skje i disse utfordringene?

1 Sykefravær

I utgangspunktet kan du ikke si opp en person som er syk. Det er dog en sannhet med modifikasjoner. Når et sykefravær blir gjentakende og det er en kronisk situasjon må du ta tak. Først og fremst snakke med og avtale med din medarbeider, hva som er situasjonen og hva som kan gjøres av tilrettelegging. Noen tiltak er permanente som for eksempel stol og pult ol. Du har ikke plikt på deg til å lage en egen stilling for den ansatte, men personrettede tilrettelegging må du avfinne deg med, for en varighet på inntil seks måneder.
Du må også kommunisere med NAV, da de må betale sykepenger hver gang den ansatte er borte fra jobben. Ditt ansvar som leder er å ha en løpende dialog med din medarbeider mht helseproblemer, også når denne ikke er på jobben. Avklar hvilken tilrettelegging som trengs. Du må dokumentere alle dine tiltak og avtaler med din medarbeider, og dere bør begge signere et referat el. Hvis dette skulle til slutt resulterer i en oppsigelse så må du ha en god dokumentasjon som holder i en eventuell rettsak. Hvis dette ender i en usaklig oppsigelse vil dine dokumenterte tiltak avgjøre om du vinner eller taper en rettssak.

Når det er nødvendig å ta tak i din medarbeider

I disse tilfeller må du ta tak, slik at dette ikke går utover bedriften, din enhets resultater, eller dine andre medarbeidere.
Dette gjelder i følgende tilfeller;
• Kommer stadig vekk for sent på jobben eller går for tidlig eller annet fravær som er uregistrert(skoft)
• Tar pauser utenom bedriftens avtalte pauser
• Oppfører seg slik at det skaper negative kollegiale utfordringer,
• Gjør ikke jobben faglig sett
• Følger ikke regler, instrukser og eller spesifikke ordre
• Manglende sykmelding og egenmeldinger(uregistrert fravær)

Oppsigelse og avskjed

Oppsigelse kan være det endelig resultat i en sak. Da skal du ha gjort det rett underveis. Det vil si avtaler og dokumentasjon, men også at prosessen rundt selve oppsigelsen må være gjort iht loven. Det kan bli svært kostbart hvis du misser på oppløpssiden.

I visse tilfeller er avskjed uunngåelig. Da må det ha skjedd en sak som er så alvorlig at et videre arbeidsforhold er utelukket. Det trenger ikke å være en prosess i forkant eller advarsler, hvis det er et så alvorlig sikkerhetsbrudd eller annet som vesentlig skader bedriften eller den/de øvrige ansatte.
En sak en skal være klar over er at en setter seg godt inn i begge parters situasjon, arbeidstaker og arbeidsgiver. Det må være en reell vurdering av begge siders situasjon og til slutt en helhetsvurdering. Da kan du gjøre en beslutning om den videre prosess.
En advokat sa engang at loven er ikke skrevet i stein. Derfor er det avgjørende hvilke forarbeide som er gjort og hvilke vurderinger som er lagt til grunn basert på fakta.

Lederutfordringen

Det å gjennomføre en slik prosess visavis en medarbeider er krevende på mange måter. Dette kan bli konfliktfylt og det er ikke alle som synes det er noe en ønsker å gå inn i. Derfor lar noen ledere dette gå altfor lenge, og til slutt blir det en desperat avgjørelse som kan skape store utfordringer i etterkant.

Dog krever det mye av deg som leder og derfor er det viktig at du spiller på lag med alle involverte og tør å ta de krevende tiltakene. Medarbeideren vil nok ikke takke deg. Det vil komme mange reaksjoner, men du må stå i det.
Du kan også bli upopulær som leder, men er dette en sak som vil ødelegge arbeidsmiljøet, bedriften eller gå utover andre medarbeidere, hvis du ikke tar tak, så må du ta tak.

Søk hjelp også når du trenger det. Bedre tidlig enn for sent. Det er bedre å rådføre seg med for eksempel en arbeidsrettsadvokat i forkant, enn når oppsigelsen er sendt. Det kan bli langt dyrere hvis du har snublet på veien.

Ditt liv har skapt din historie